Đối chiếu sao kê ngân hàng với sổ kế toán bằng Claude

Cuối tháng, số dư trên sao kê ngân hàng gần như không bao giờ bằng số dư trong sổ kế toán. Bài này cho bạn một cách giao việc đối chiếu cho Claude mà không bị khớp bừa: bắt Claude ghi lý do cho từng cặp, để riêng khoản không chắc, và tự kiểm bằng một phép thử cuối là số dư hai bên phải về cùng một số.

Mình đã thử thật trên bộ dữ liệu giả có cài sẵn 8 khoản lệch và một cái bẫy. Kết quả, prompt, file thực hành đều ở dưới, bạn tải về làm lại được.

Việc này là gì, vì sao dễ sai

Đối chiếu ngân hàng là so từng dòng trên sao kê (bảng giao dịch ngân hàng gửi) với từng dòng trên sổ chi tiết tài khoản 112 (sổ kế toán theo dõi tiền gửi ngân hàng). Dòng nào có ở bên này mà không có ở bên kia, hoặc có nhưng khác số, chính là lý do hai số dư lệch nhau.

Một tài khoản 150–300 giao dịch mỗi tháng, làm tay thường mất vài giờ. Phần mềm kế toán có đối chiếu tự động, nhưng chỉ khi có kết nối ngân hàng, và chủ yếu khớp theo số tiền với ngày. Những ca khó thì người vẫn phải tự xử:

• hai khoản cùng số tiền nhưng là hai việc khác nhau;
• khoản gõ đảo chữ số (1.350.000 thành 1.530.000);
• khách chuyển gộp hai hóa đơn thành một dòng;
• khoản sổ đã ghi nhưng ngân hàng sang tháng sau mới ghi.

AI cũng dễ vấp đúng chỗ đó: thấy hai số tiền bằng nhau là ghép, rồi số dư vẫn ra đẹp nên không ai phát hiện.

Bộ dữ liệu thử

Kit có hai file Excel của một công ty giả (Công ty TNHH Bao bì Thuyền Giấy, tài khoản ở ngân hàng giả Mây Bạc), tháng 9/2026:

Số dư sổ ngày 30/9 là 159.033.000, số dư sao kê ngày 30/9 là 174.400.618. Lệch 15.367.618.

Trong dữ liệu có 8 khoản lệch cài sẵn: phí chuyển tiền, phí SMS và lãi tiền gửi chưa ghi sổ; một khoản đảo số; một khoản sổ ghi hai lần; tiền khách chuyển ngày 30/9 mà ngân hàng ghi ngày 1/10; khách chuyển gộp hai hóa đơn; một ủy nhiệm chi (lệnh chi tiền từ tài khoản ngân hàng) đã ghi sổ nhưng ngân hàng chưa trừ. Thêm một bẫy: hai khoản cùng 5.000.000, khác ngày, khác nội dung.

Prompt đã dùng

Mình dùng Claude Cowork (chế độ làm việc với thư mục trên máy) trên app Claude cho máy tính, mô hình Opus 5.5, mức suy nghĩ Cao. Thư mục giao cho Claude chỉ có hai file Excel. Prompt mỗi ý một dòng:

Trong thư mục này có sao kê ngân hàng và sổ chi tiết tài khoản 112 tháng 9/2026 của công ty.
Đối chiếu hai file để tìm vì sao số dư cuối tháng 9 hai bên không khớp.
Trước khi ghép, xem kỹ dữ liệu của từng file.
Khớp từng cặp và ghi lý do khớp: số tiền, ngày, nội dung của cả hai bên.
Khoản nào không chắc thì để riêng, không ép khớp.
Phân loại từng khoản chênh lệch, lập bảng điều chỉnh để số dư hai bên về cùng một số, kèm bút toán đề xuất cho phần sổ phải sửa.
Không về được thì nói rõ còn lệch bao nhiêu và vì sao.
Xuất file doi-chieu-thang-9.xlsx gồm ba sheet: Đã khớp, Chênh lệch, Điều chỉnh.
Dùng skill office-design-studio để trình bày file Excel cho đẹp, dễ đọc, không làm sai số liệu.
Tự quyết, không cần hỏi lại.

Ba dòng làm nên khác biệt:

• "Xem kỹ dữ liệu của từng file": một thói quen chung, không chỉ chỗ bẫy. Ở lần thử này, Claude kiểm cộng dồn số dư từng dòng của cả hai file trước khi ghép, và nhận ra sao kê chạy tới 02/10.
• "Ghi lý do khớp": buộc Claude chứng minh từng cặp bằng số tiền, ngày và nội dung. Ghép nhầm thì lý do sẽ lộ ra ngay.
• "Không ép khớp" + bảng điều chỉnh: số dư sau điều chỉnh hai bên bằng nhau là phép tự kiểm cuối. Không bằng thì phải nói còn lệch bao nhiêu.

Dòng gọi skill office-design-studio chỉ lo phần trình bày. Skill trong bài này là Agent Skills: một gói hướng dẫn bạn tải lên Claude để dùng lại. Skill này nằm sẵn trong kit, cách cài có trong HUONG-DAN.md.

Claude làm thế nào

Claude chạy một mạch, không hỏi lại câu nào. Từ lúc gửi prompt tới lúc file Excel xuất hiện khoảng 8 phút; tới lúc viết xong câu trả lời cuối chưa tới 10 phút.

Bước đầu, Claude kiểm từng file: cộng dồn số dư từng dòng, đối chiếu tổng phát sinh, thấy cả hai file tự khớp nội bộ. Nó nói rõ sao kê có 4 giao dịch tháng 10, nên lấy số dư dòng 30/9 (174.400.618), không lấy số dư cuối file (182.480.618).

Sau đó Claude ghép cặp, phân loại khoản lệch, lập bảng điều chỉnh, dựng file Excel và tự kiểm lại: mọi dòng được tính đúng một lần (sao kê 60/60, sổ 57/57), từng ô tiền và ngày trong sheet Đã khớp được so lại với file gốc. Ngoài file Excel, Claude tự viết thêm một báo cáo ngắn dạng Markdown.

Kết quả: đúng hết

File doi-chieu-thang-9.xlsx có đúng ba sheet như yêu cầu. Mình chấm bằng script đối chiếu đáp án trong kit rồi mở file xem tận mắt: 16/16 điểm, không trượt bẫy nào.

Khoản thứ 8, khách Trà Đồi Mơ chuyển gộp 27.500.000 cho hai hóa đơn 15.200.000 và 12.300.000, được Claude khớp một dòng sao kê với hai dòng sổ ngay ở sheet Đã khớp, không cần điều chỉnh. Tổng cộng 52 cặp khớp: 51 cặp một với một và 1 cặp gộp.

Vài điểm mình thấy đáng giá:

• Đúng bên điều chỉnh. Năm khoản sửa bên sổ, có bút toán (dòng ghi sổ Nợ/Có) đi kèm. Hai khoản lệch thời điểm cộng trừ bên ngân hàng, Claude ghi rõ "không cần bút toán" vì tháng 10 sẽ tự khớp.
• Khoản đảo số được gọi đúng tên "gõ đảo chữ số", bút toán Nợ 1121 / Có 131 cho 180.000.
• Khoản ghi trùng được nhận đúng dòng thừa (dòng thứ hai, ngày 7/9), còn dòng gốc ngày 4/9 vẫn khớp với ngân hàng.
• Để riêng khoản đáng hỏi. Ngoài hai dòng tháng 10, Claude còn gắn cờ một khoản rút 25.000.000 ngày 22/9 để đối chiếu với phiếu thu và sổ quỹ. Khoản này vẫn khớp, nhưng là điểm người kiểm soát nên xem. Claude cũng ghi rõ tài khoản đối ứng chỉ là đề xuất, cần kế toán trưởng duyệt.

Cái bẫy hai khoản 5.000.000

Đây là chỗ mình muốn xem nhất. Ghép theo ngày gần nhất thì dòng ngân hàng 11/9 sẽ đi với dòng sổ 14/9, và dòng 16/9 đi với dòng sổ 15/9. Số dư vẫn bằng nhau, nhưng cả hai cặp đều sai.

Claude ghép theo nội dung: khoản tạm ứng công tác của anh Trần Văn Bình đi với chứng từ tạm ứng (sổ ghi chậm 4 ngày), khoản trả hóa đơn 0000876 đi với chứng từ trả hóa đơn đó. Cột "Lý do khớp" ghi đủ ba thứ, và có thêm một câu giải thích vì sao không ghép chéo.

Dùng lại cho việc của bạn

Ba thói quen trong prompt này không chỉ dành cho ngân hàng. Bạn dùng được cho mọi việc ghép hai nguồn: đối chiếu công nợ với khách, đối soát tiền thu hộ, đối chiếu tồn kho với thẻ kho.

1. Bắt ghi lý do khớp cho từng cặp, đủ số tiền, ngày, nội dung.
2. Để riêng khoản không chắc, không ép khớp cho đẹp số.
3. Có một phép tự kiểm cuối bằng con số: ở đây là số dư hai bên sau điều chỉnh phải bằng nhau.

Một lưu ý thật: lần thử này dùng dữ liệu giả, 117 dòng, Claude làm đúng hết. Với sổ thật của bạn, kết quả có thể khác, nên vẫn đọc cột lý do và xem lại bút toán trước khi ghi sổ.

Tải kit và tự làm

Tải kit thực hành (.zip): 2 file Excel, prompt, hướng dẫn, skill office-design-studio, bảng tự chấm 10 mục và đáp án để riêng.

Cần có:

• Gói Claude trả phí (Pro, Max, Team hoặc Enterprise) để dùng Cowork (trang trợ giúp Cowork). Muốn giao một thư mục trên máy như bài này thì dùng app Claude cho máy tính (Windows, macOS; Linux đang thử nghiệm). Gói Enterprise còn tuỳ chủ sở hữu tổ chức bật.
• Skills cần tính năng Code execution and file creation, ở bản cài đặt mới tên là Create and edit files (trang trợ giúp Skills). Gói Free, Pro, Max tự bật ở Cài đặt › Khả năng (Settings › Capabilities). Gói Team đã bật sẵn ở cấp tổ chức; gói Enterprise do chủ sở hữu tổ chức bật.

Điều kiện gói và tên tuỳ chọn kiểm ngày 25/10/2026 trên trang trợ giúp của Anthropic.

Các bước:

1. Cài skill: trên app Claude vào Tùy chỉnh › Skills, bấm +, chọn tạo skill rồi tải skill lên (trang trợ giúp tiếng Anh ghi Customize › Skills › + › Create skill › Upload a skill; tên nút có thể khác chút theo bản app), chọn skill/office-design-studio.zip trong kit.
2. Tạo một thư mục mới, chỉ chép 2 file Excel vào.
3. Mở Cowork, tạo tác vụ mới, chọn thư mục đó, dán nội dung prompt.txt rồi gửi. Prompt đã gọi tên skill ở dòng thứ 9.
4. Claude xin quyền chạy lệnh hay tạo file thì bấm cho phép. Chờ khoảng 10 phút.
5. Mở doi-chieu-thang-9.xlsx bằng Excel, chấm theo tu-cham.md. Chấm xong mới mở thư mục dap-an/.

Toàn bộ dữ liệu trong kit là giả, tạo để thực hành.