Kiểm kê kho lệch số: thử nhờ Claude tìm vì sao lệch

Kiểm kê xong, lấy số đếm trừ sổ, ra một loạt mã lệch. Bước này Excel làm trong một phút. Phần tốn cả ngày là trả lời "vì sao lệch", và phần dễ sai nhất là kết luận vội "mất hàng". Bài này kể lại một lần giao đúng việc đó cho Claude: prompt đã dùng, Claude làm gì, kết quả đúng sai ra sao, kèm bộ dữ liệu để bạn tự làm lại.

Dữ liệu trong bài là dữ liệu giả, tạo để thực hành. Kho, người và khách hàng đều là tên tự đặt.

Tình huống: 18 mã lệch, nhìn như mất 30 triệu

Kho đồng phục Tràm Xanh có 47 mã hàng: áo thun, polo, sơ mi, quần, mũ bảo hộ… Sổ chốt lúc 17:00 ngày 30/09, tổ kiểm kê đếm lại sáng 01/10.

Hai từ cần biết trước:

• Tồn sổ: số hàng mà sổ sách nói là còn trong kho.
• Phiếu nhập, phiếu xuất: giấy ghi mỗi lần hàng vào hoặc ra kho. Kế toán ghi phiếu vào sổ sau, nên có lúc hàng đã đi mà sổ chưa trừ.

Lấy số đếm trừ tồn sổ thì có 18 mã lệch. Cộng giá trị các mã thiếu theo giá vốn được 30.411.000 đồng. Thủ kho phải ký biên bản và chưa muốn kết luận là mất ngần ấy hàng.

Ba file đầu vào

• ton-kho-theo-so.xlsx: tồn sổ chốt 17:00 ngày 30/09, kèm giá vốn, quy cách đóng thùng (một thùng bao nhiêu cái) và vị trí kệ.
• ket-qua-kiem-ke.xlsx: số đếm sáng 01/10, có cột đơn vị đếm.
• phieu-nhap-xuat-thang-9.xlsx: 50 phiếu trong tháng. Cột "Ngày ghi sổ" để trống nghĩa là phiếu chưa vào sổ.

Mã hàng đọc thế này: ATN01-TR-M là áo thun mẫu ATN01, màu trắng (TR), size M. Nhìn mã là biết hai mã có cùng mẫu hay không. Chi tiết này quan trọng ở phần sau.

Prompt đã dùng

Lần thử chạy trên Cowork: chế độ trên app Claude cho máy tính, cho phép Claude đọc và tạo file trong một thư mục bạn chọn. Thư mục chỉ có 3 file Excel ở trên.

Thư mục này có 3 file Excel của kho đồng phục Tràm Xanh: tồn kho theo sổ, kết quả kiểm kê sáng 01/10, phiếu nhập xuất tháng 9.
So kết quả kiểm kê với tồn sổ, tìm mọi mã bị lệch.
Mã nào lệch thì đừng kết luận mất hàng ngay: đưa ra các khả năng (nhầm với mã khác, phiếu chưa ghi sổ, nhầm đơn vị) rồi kiểm từng khả năng bằng dữ liệu trong thư mục.
Chỉ coi hai mã là nhầm với nhau khi có lý do ngoài con số.
Lập biên bản kiểm kê bằng file Excel: mã, chênh lệch, giả thuyết, bằng chứng, kết luận, giá trị theo giá vốn.
Tách riêng phần chưa giải thích được, so thiệt hại thật với tổng hàng thiếu khi chỉ lấy số đếm trừ sổ, có biểu đồ.
Dùng skill office-design-studio để trình bày file Excel cho đẹp, dễ đọc, không làm sai số liệu.
Tự quyết, không cần hỏi lại.

Vì sao viết như vậy:

• "Đừng kết luận mất hàng ngay: đưa ra các khả năng rồi kiểm từng khả năng" là ý chính. Câu này buộc Claude suy luận, thay vì chỉ trừ hai cột.
• "Chỉ coi hai mã là nhầm với nhau khi có lý do ngoài con số" chặn kiểu ghép bừa: thấy mã này thiếu 20, mã kia thừa 20 là cho bù nhau.
• Liệt kê cột của biên bản để ra một file ký được, không phải một đoạn chat.
• "So thiệt hại thật với tổng hàng thiếu khi chỉ lấy số đếm trừ sổ" cho ra con số người quản lý cần.
• office-design-studio là một skill (Agent Skills: thư mục hướng dẫn có SKILL.md, Claude nạp khi cần) lo phần trình bày file Excel. Nên nêu đúng tên skill trong prompt để Claude dùng nó. Trong lần thử này, skill còn được gọi thêm bằng cách gõ /office-design-studio ở đầu ô chat rồi mới dán prompt.
• "Tự quyết, không cần hỏi lại" để Claude chạy một mạch.

Prompt không nói lỗi nằm ở mã nào. Nó chỉ dặn một thói quen: đặt giả thuyết trước, kiểm bằng dữ liệu, rồi mới kết luận.

Claude đã làm gì

Trong lần chạy ngày 24/10/2026, Claude làm khoảng 12 phút và không hỏi lại câu nào. Nó đọc 3 file, đối chiếu cả 47 mã, kiểm 3 khả năng cho từng mã lệch rồi dựng biên bản. Theo báo cáo đi kèm, Claude tự tính lại công thức và xem lại các sheet dưới dạng ảnh, sửa vài chỗ chữ chồng nhau trước khi bàn giao.

File Excel Claude tạo có 7 sheet: Tổng quan, Biên bản, Kiểm giả thuyết (54 dòng, mỗi mã lệch 3 khả năng), Chưa giải thích, Đối chiếu 47 mã, Phiếu T9 và Ghi chú, kèm 2 biểu đồ.

Kết quả: còn 5 mã chưa giải thích được

Claude xếp đúng nhóm cả 18 mã khi so với đáp án của kit. Thiệt hại thật, tức hàng thiếu chưa giải thích được, là 7.090.000 đồng, bằng 23,3% con số 30.411.000 đồng khi chỉ lấy số đếm trừ sổ. Mã thừa chưa rõ nguồn (900.000 đồng) được báo riêng, không đem bù vào phần thiếu.

Ba chỗ dễ sai, Claude không sai

1. Cặp trùng số giả. QKK06-BE-32 (quần kaki nam be size 32) thiếu 20, NLT10-DE-F (nón lưỡi trai đen) thừa 20. Trùng số, nhưng khác hẳn loại hàng, khác giá vốn (185.000 và 45.000 đồng), khác kệ. Claude không ghép, để cả hai vào nhóm chưa giải thích được.
2. Phiếu đã ghi sổ. LEN18-XM-L thiếu 6, và tháng 9 có phiếu PX-09-024 xuất đúng 6 cái mã này. Nhưng phiếu đó đã có ngày ghi sổ, tức sổ đã trừ rồi. Claude không dùng nó để giải thích, chỉ ghi là trùng con số, chưa đủ căn cứ.
3. Đếm theo thùng. Mũ bảo hộ MBH11-TR-F ghi đếm 8, sổ ghi 96. Trừ thẳng thì thiếu 88. Claude đối chiếu cột đơn vị đếm với quy cách 12 cái một thùng và kết luận không lệch.

Claude còn tìm thêm manh mối cho 2 cặp nhầm mã: phiếu PX-09-027 xuất đúng 12 áo thun size M, phiếu PX-09-034 xuất đúng 8 áo polo đen, khớp với số lệch của từng cặp. Nó nêu khả năng lúc xuất đã lấy nhầm size hoặc màu, và đề nghị hỏi lại khách để chốt.

Chỗ còn giới hạn

• Đây là kết quả của một lần chạy trên dữ liệu giả có đáp án sẵn. Chạy lại, hoặc chạy trên dữ liệu thật, kết quả có thể khác. Bạn vẫn phải đọc từng dòng bằng chứng trước khi ký.
• Claude tự ghi giới hạn trong báo cáo: thư mục không có thẻ kho chi tiết nên chưa kiểm được sổ đã thật sự trừ phiếu PX-09-024 hay chưa; với các cặp nhầm mã, chưa phân biệt được là xếp lẫn kệ hay giao nhầm cho khách. Việc nó đề xuất: soát kệ, hỏi khách, đếm lại có giám sát 5 mã chưa giải thích trước khi quy trách nhiệm.

Dùng cách này cho việc khác

Thói quen "đặt giả thuyết rồi kiểm" dùng được cho mọi con số lệch: đối soát công nợ, doanh thu lệch báo cáo, chi phí vượt dự toán. Dưới đây là khung ví dụ rút từ prompt ở trên (khung này chưa được chạy thử riêng), bạn thay phần trong ngoặc nhọn:

So <số liệu A> với <số liệu B>, tìm mọi chỗ lệch.
Chỗ nào lệch thì đừng kết luận ngay: đưa ra các khả năng giải thích rồi kiểm từng khả năng bằng dữ liệu tôi gửi.
Chỉ chấp nhận một giải thích khi có bằng chứng ngoài con số.
Lập bảng: mục, chênh lệch, giả thuyết, bằng chứng, kết luận; tách riêng phần chưa giải thích được.

Tải kit và tự làm

Tải kit thực hành (.zip): 3 file Excel, prompt, skill office-design-studio, bảng tự chấm 8 mục và đáp án để riêng.

Cần có:

• Gói Claude trả phí (Pro, Max, Team hoặc Enterprise) và app Claude trên máy tính để dùng Cowork với thư mục trên máy (trang trợ giúp Cowork). Gói Team, Enterprise còn tuỳ quản trị viên cho phép.
• Skills cần tính năng Code execution and file creation, ở bản cài đặt mới tên là Create and edit files (trang trợ giúp Skills). Gói Pro, Max tự bật ở Cài đặt › Khả năng (Settings › Capabilities). Gói Team đã bật sẵn ở cấp tổ chức; gói Enterprise do chủ sở hữu tổ chức bật. Trong Cowork của app máy tính có thể không thấy công tắc này (gặp ngày 23/10/2026); khi đó tính năng đã chạy sẵn.

Điều kiện gói và tên tuỳ chọn kiểm ngày 24/10/2026 trên trang trợ giúp của Anthropic.

Các bước:

1. Cài skill: trên app Claude vào Tùy chỉnh › Skills › Của bạn › + Thêm › Tải Skill lên (trang trợ giúp tiếng Anh ghi Customize › Skills › + › Create skill › Upload a skill; tên nút có thể khác chút theo bản app), chọn skill/office-design-studio.zip trong kit. Skill do Thế Nguyễn viết cùng Claude, bản 1.0.0, giấy phép MIT.
2. Tạo một thư mục mới, chỉ chép 3 file Excel vào.
3. Mở Cowork, tạo tác vụ mới, chọn thư mục đó. Bấm vào ô chat, gõ / rồi chọn office-design-studio trong danh sách, gõ thêm một dấu cách, sau đó dán nội dung prompt.txt rồi gửi.
4. Claude xin quyền chạy lệnh hay tạo file thì bấm cho phép. Chờ vài phút.
5. Mở biên bản bằng Excel, chấm theo tu-cham.md. Chấm xong mới mở thư mục dap-an/.