Lưu sẵn câu lệnh và dự án: thôi gõ lại hướng dẫn mỗi tuần

Chiều thứ Sáu, bốn giờ. Bạn mở ChatGPT, dán số bán hàng tuần này vào, rồi gõ lại đúng đoạn đã gõ tuần trước: "viết báo cáo gửi quản lý, ngắn thôi, so với tuần trước, đừng dùng từ hoa mỹ…". Gõ xong vẫn quên một ý. AI trả về bản lệch bố cục cũ. Sửa thêm hai lượt.

Việc lặp lại mà lần nào cũng bắt đầu từ số không thì AI chưa giúp được bao nhiêu. Bài này chỉ cách cất phần "dặn dò" đi một lần để lần sau chỉ việc dán dữ liệu mới: trước hết là một file câu lệnh của riêng bạn, sau đó là chỗ lưu sẵn có trong ChatGPT, Claude và Gemini. Cuối bài có một dự án "Báo cáo tuần" làm mẫu, chép về sửa là dùng được.

Bước đầu chưa cần công cụ gì: một file câu lệnh của riêng bạn

Bước này trông đơn giản tới mức nhiều người bỏ qua. Mình lại thấy nó đáng làm hơn cả việc chọn công cụ.

Mở Google Docs, Notes trên điện thoại hay một file Word, đặt tên kiểu "Câu lệnh hay dùng". Mỗi việc lặp lại là một mục. Mỗi mục có ba thứ:

1. Câu lệnh đầy đủ, chỗ nào thay đổi mỗi lần thì để trong ngoặc vuông.
2. Một dòng ghi AI hay sai chỗ nào ở việc này.
3. Ngày sửa gần nhất.

Bạn trả lời tin nhắn khách cho cửa hàng [tên cửa hàng].
Giọng thân thiện, xưng "shop", gọi khách là "anh/chị".
Chỉ báo giá có trong bảng giá tôi dán dưới đây. Món không có trong bảng thì nói "shop kiểm tra rồi báo lại anh/chị ngay".
Tối đa 3 câu, không dùng biểu tượng cảm xúc.
Tin nhắn của khách: [dán tin nhắn]
Bảng giá: [dán bảng giá]

Ngay dưới khối đó, ghi thêm hai dòng cho riêng bạn đọc, không chép vào AI. Ví dụ: "Hay sai: tự bịa giá ship, đã thêm dòng chỉ báo giá có trong bảng." và "Sửa lần cuối: 02/11/2026."

Để ý dòng "hay sai". Mỗi lần AI làm hỏng, bạn sửa câu lệnh một chút và ghi lại. Sau vài tuần, câu lệnh trong file đã được mài theo đúng việc của bạn, thứ mà không công cụ nào cho sẵn.

Ngay web AI247 này cũng chạy theo kiểu đó. Có một file hướng dẫn viết bài, ghi giọng văn, cách dẫn nguồn, cách đặt ảnh. Mỗi lần mình nhờ AI viết hay sửa bài, việc đầu tiên là cho nó đọc file đó. File được bổ sung dần, nhiều dòng trong đó được thêm ngay sau một lần AI làm sai.

File riêng có một cái lợi nữa: nó không phụ thuộc công cụ. Hôm nay bạn dùng ChatGPT, tháng sau chuyển sang Claude hay Gemini, file vẫn nằm đó, chép sang là xong. Chuyện công cụ đổi tính năng không phải hiếm, phần Gemini bên dưới là ví dụ ngay trước mắt.

Khi nào nên chuyển lên "dự án"

File câu lệnh đủ dùng cho phần lớn việc ngắn. Mình thấy nên chuyển lên dự án khi gặp một trong ba dấu hiệu:

• Lần nào cũng phải gửi kèm cùng một tài liệu: mẫu báo cáo, bảng giá, quy định công ty.
• Câu lệnh dài tới mức dán vào khung chat thấy ngại.
• Bạn muốn các cuộc trò chuyện về cùng một việc nằm chung một chỗ, tìm lại cho dễ.

"Dự án" ở đây là chỗ trong ứng dụng chat cho bạn cất sẵn hướng dẫn và tài liệu cho một việc. Mở cuộc trò chuyện mới trong dự án là AI đã có sẵn hai thứ đó, bạn không phải dán lại.

Chỗ này nhiều người hiểu sai: dự án không làm AI thông minh hơn. Nó chỉ đỡ cho bạn khỏi dặn lại. Hướng dẫn viết dở thì cất vào dự án vẫn ra kết quả dở, chỉ là dở đều đặn hơn.

Nó cũng khác hướng dẫn riêng và bộ nhớ. Hướng dẫn riêng (custom instructions) áp dụng cho mọi cuộc trò chuyện, hợp với những điều chung như "trả lời bằng tiếng Việt". Dự án chỉ áp dụng cho một việc.

Mỗi công cụ gọi một tên

Dưới đây theo trang trợ giúp chính thức của từng hãng, kiểm tra ngày 02/11/2026. Tên nút có thể đổi theo phiên bản.

ChatGPT: Projects

Bấm New project ở thanh bên, đặt tên. Muốn thêm hướng dẫn thì bấm dấu ba chấm (•••) → Project settings. Tài liệu thì tải lên phần nguồn của dự án: PDF, bảng tính, file văn bản, ảnh, hoặc dán chữ trực tiếp.

Vài điều trang trợ giúp của OpenAI ghi rõ:

• Hướng dẫn dự án chỉ áp dụng trong dự án đó và ghi đè hướng dẫn riêng chung của bạn.
• Tạo được không giới hạn số dự án. Số file mỗi dự án tuỳ gói: Free 5, Go và Plus 25, Pro, Business, Enterprise, Edu 40. Mỗi lần tải lên tối đa 10 file.
• Dự án không tính thêm tiền; hạn mức dùng vẫn theo gói của bạn.
• Có thể chọn bộ nhớ "chỉ trong dự án" (project-only memory), để các cuộc trò chuyện trong dự án không lẫn với chuyện bên ngoài.

OpenAI cũng gợi ý dùng lại một dự án cho việc lặp lại hằng tuần, và lấy đúng ví dụ báo cáo: cất dữ liệu, báo cáo vào một dự án, mỗi tuần quay lại làm bản cập nhật.

Claude: Projects

Vào mục Projects ở thanh bên (hoặc claude.ai/projects) → + New Project → đặt tên và mô tả. Trong dự án, bấm Set project instructions để viết hướng dẫn, rồi bấm dấu + ở phần kiến thức (project knowledge) bên phải để tải tài liệu lên.

Trang trợ giúp của Anthropic có hai chi tiết dễ bỏ qua. Tên và mô tả dự án là để bạn đọc, Claude không đọc được, nên hướng dẫn phải viết ở ô Set project instructions. Và các cuộc trò chuyện trong cùng dự án không thấy nhau, trừ khi thông tin được đưa vào phần kiến thức của dự án. Báo cáo tuần trước muốn AI so sánh thì phải tải lên hoặc dán vào.

Gói miễn phí tạo được tối đa 5 dự án. Các gói trả phí (Pro, Max, Ultra, Team, Enterprise) được thêm chế độ tự tìm trong tài liệu khi kho kiến thức của dự án gần chạm giới hạn đọc của AI.

Gemini: Gems đang chuyển thành skills

Gem là bản Gemini có sẵn hướng dẫn và tài liệu của bạn, đúng tinh thần "dự án". Skill ở Gemini cũng là bộ hướng dẫn kèm file lưu sẵn, chỉ khác là gọi được ngay trong khung chat bằng dấu /. Nếu bạn bắt đầu từ bây giờ, mình nghĩ nên làm thẳng bằng skills: vào gemini.google.com, bấm Customize ở thanh bên (không thấy thì bấm More trước) → Skills → Create → Create manually. Điền tên, mô tả, hướng dẫn, bấm Add chọn file rồi Upload, xong bấm Create.

Theo Google, skills cần người dùng từ 18 tuổi, đã đăng nhập và bật Keep Activity (cài đặt cho Google lưu lại các cuộc trò chuyện với Gemini trong tài khoản của bạn). Tổng dung lượng file của một skill tối đa 100 MB. Khi chat, bạn gõ dấu / rồi tên skill, hoặc để Gemini tự nhận ra skill nào hợp với câu bạn hỏi. Tài khoản công ty và trường học chuyển muộn hơn, vào năm 2027.

Phần "tự nhận ra" nghe tiện, nhưng với việc như báo cáo gửi sếp, nên gõ / gọi đúng tên skill cho chắc, khỏi phải đoán AI đang theo hướng dẫn nào.

Ví dụ hoàn chỉnh: dự án "Báo cáo tuần"

Giả sử bạn phụ trách bán hàng ở một cửa hàng đồ gia dụng. Chiều thứ Sáu nào cũng phải gửi quản lý một bản báo cáo ngắn qua Zalo. Một dự án cho việc này gồm bốn phần:

Phần 1, hướng dẫn. Dán vào ô hướng dẫn của dự án (Project settings ở ChatGPT, Set project instructions ở Claude, Instructions của skill ở Gemini):

Bạn giúp tôi viết báo cáo bán hàng tuần gửi quản lý cửa hàng, gửi qua Zalo.
Mỗi tuần tôi dán số liệu thô (doanh thu từng ngày, số đơn, hàng bán chạy, hàng sắp hết) và vài ghi chú.
 
Cách làm:
- Làm đúng bố cục trong file "mau-bao-cao-tuan" của dự án.
- Văn phong học theo file "vi-du-bao-cao-da-gui".
- Nếu tôi dán số tuần trước, ghi rõ tăng hay giảm bao nhiêu phần trăm.
- Chỉ dùng số tôi đưa. Thiếu số nào thì ghi "chưa có số", không tự đoán.
- Giọng ngắn gọn, lịch sự, như nhắn trực tiếp cho quản lý. Không dùng từ hoa mỹ.
- Dưới 200 chữ, đọc vừa một màn hình điện thoại.
- Cuối báo cáo có 1–2 việc đề xuất cho tuần sau, dựa trên số liệu.
- Trước khi viết, nếu số liệu có chỗ vô lý (ví dụ doanh thu một ngày bằng 0), hỏi lại tôi một câu.

Phần 2, file mẫu. Một file chữ ngắn tên mau-bao-cao-tuan, chỉ có khung:

BÁO CÁO TUẦN [từ ngày] – [đến ngày]
1. Tổng quan: 1–2 câu, tuần này tốt hay kém hơn tuần trước.
2. Số chính: doanh thu, số đơn, giá trị đơn trung bình.
3. Đáng chú ý: hàng bán chạy, hàng sắp hết, chuyện bất thường.
4. Đề xuất tuần sau: 1–2 việc.

Phần 3, ví dụ đầu ra. Lấy một báo cáo cũ bạn thấy viết ổn, lưu thành file vi-du-bao-cao-da-gui và tải lên. AI học giọng từ ví dụ nhanh hơn nhiều so với đọc mô tả "giọng ngắn gọn, lịch sự". Cách chọn ví dụ cho tốt có trong bài đưa ví dụ mẫu cho AI. Nhớ xoá tên khách, số điện thoại trước khi tải lên.

Phần 4, việc mỗi tuần. Mở cuộc trò chuyện mới trong dự án, dán:

Báo cáo tuần 31/10–06/11.
[dán bảng số từ file Excel]
Ghi chú: thứ Tư mất điện nửa buổi chiều; nồi chiên không dầu hết hàng từ thứ Năm.
Tuần trước: doanh thu 182 triệu, 410 đơn.

Bốn dòng thay cho cả đoạn dặn dò. Phần còn lại là đọc lại bản AI viết, nhất là các con số, trước khi gửi. AI vẫn có lúc tính nhầm phần trăm, có dự án hay không cũng vậy, nên bước đọc lại này đừng bỏ.

Mấy chỗ dễ vấp

Mình không khuyên dựng ngay mười dự án. Chọn một việc bạn làm đều nhất, chạy ba bốn tuần, sửa hướng dẫn cho tới khi ít phải chữa. Việc thứ hai làm sau.

Chỗ hay quên là cập nhật file mẫu. Quản lý đổi yêu cầu báo cáo mà file mẫu trong dự án vẫn bản cũ thì AI cứ làm theo bản cũ. Sửa ở dự án xong, nhớ sửa luôn trong file câu lệnh của bạn, vì đó mới là bản gốc.

Còn tài liệu nhạy cảm thì nghĩ kỹ trước khi cất vào. Dự án là chỗ lưu lâu dài, khác với một lần dán rồi thôi. Bảng lương, dữ liệu khách hàng, hợp đồng thì đọc trước bài quyền riêng tư khi dùng AI.

Khi câu lệnh đã chạy ổn vài tuần, ít phải sửa, đó là lúc tính tới chuyện để máy tự chạy luôn. Bài việc nào nên tự động hoá nói tiếp phần đó.

Nguồn tham khảo

Kiểm tra ngày 02/11/2026.

• Projects in ChatGPT: OpenAI.
• What are projects?, How can I create and manage projects?: Anthropic.
• Use Gems in Gemini Apps, About the transition from Gems to skills, Create & manage skills for Gemini Apps: Google.